Alasan Mengapa Jangan Menggunakan Excel untuk Mengelola Keuangan Bisnis Anda

Muhamad Amirullah

Pada umunya, terdapat banyak perusahaan kecil yang masih menggunakan Excel untuk mengelola akuntansi bisnis mereka, dan software ini dapat mengelola banyak hal dengan dengan sangat baik. Namun, seiring pertumbuhan bisnis dan permintaan pelanggan Anda, keterbatasan Excel mulai muncul. Salah satu contohnya adalah melacak faktur yang belum dibayar dalam spreadsheet, hal ini dapat menjadi proses yang rawan akan terjadinya kesalahan. Berapa kali Anda harus menghubungai klien karena masalah faktur hanya untuk mengetahui bahwa mereka sudah membayar, atau lebih parahnya, Anda lupa untuk mencatat pembayaran tersebut?

Namun, untuk berpindah ke software akuntansi yang lain mungkin juga merupakan hal yang menakutkan bagi beberapa pemilik perusahaan karena mereka akan mengubah beberapa cara pengelolaan data, migrasi data, dan kurva pembelajaran yang telah familiar.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa anda jangan menggunakan Excel untuk mengelola keuangan bisnis Anda:

1. Excel spreadsheets rawan akan kesalahan

Melakukan input data secara manual, terjadinya human-error, dan kesalahan ketika mengaplikasikan rumus dapat benar-benar mengacaukan pelacakan dan perencanaan keuangan Anda. Namun, ketika Anda menggunakan software akuntansi berbasis Cloud seperti Odoo, FreshBooks, Xero, atau Intuit QuickBooks, maka Anda dapat mengelola entri data dan mengurangi kesalahan penyimpanan catatan. Hal ini karena beberapa software berbasis cloud tersebut dapat melakukan sebagian besar aktivitasl sulit tersebut secara otomatis. Selain itu, dengan menggunakan beberapa software tersebut, Anda juga akan mendapatkan tampilan dasbor dari semua data keuangan Anda, mulai dari laporan pengeluaran hingga timesheets, anggaran hingga laporan arus kas  dengan lebih mudah daripada mengelola data tersebut dengan menggunakan spreadsheet pada Excel.

2. Excel cukup sulit untuk digunakan

Excel memerlukan keahlian pemrograman terutama jika Anda membutuhkannya untuk membuat laporan keuangan. Rumus, filter, koneksi data, dll dapat membuat pengaturan spreadsheet untuk mengelola kebutuhan akuntansi dasar menjadi hal yang menyebalkan untuk dilakukan.  Selain itu, Anda juga harus terus-menerus mengutak-atik template untuk mendapatkan hasil yang Anda butuhkan dan hal tersebut benar-benar menghabiskan waktu dan dapat membuat Anda frustrasi.

3. Excel tidak menyediakan tampilan data secara keseluruhan

Tentu Anda dapat membuat diagram lingkaran dari data Excel Anda, tetapi siapa yang mempunyai waktu untuk melakukan hal tersebut? Jika Anda ingin melihat laporan secara keseluruhan, Anda akhirnya akan menghabiskan waktu berjam-jam untuk memilah-milah dan menganalisis data secara manual, berharap untuk menemukan beberapa hal yang penting. Namun, ketika Anda menggunakan software berbasis cloud, semua hal tersebut dapat dilakukan secara jauh lebih mudah, seperti contohnya:

  • Memantau arus kas Anda secara real-time

  • Melihat siapa yang berhutang pada Anda ketika terjadi faktur jatuh tempo secara langsung

  • Memantau laporan yang paling penting bagi Anda. Misalnya, jika Anda berada di fase start-up, Anda dapat dengan cepat menilai kemajuan bisnis Anda memlalui laporan untung dan rugi.

4. Excel merupakan software yang statis

Semua fitur yang ada dalam Excel juga dapat Anda temukan pada software berbasis clod yang lain. Selain itu, software akuntansi berbasis cloud memiliki banyak kelebihan seperti pengelolaan data secara otomatis, pencadangan data pada cloud, dapat disinkronkan dengan aplikasi bisnis lainnya dan masih banyak lagi.

Tak hanya itu, Anda juga mendapat manfaat dari fitur dan pembaruan sistem dari penyedia perangkat software ini secara gratis dan tanpa gangguan. Pembaharuan sistem tersebut  terjadi pada penyimpanan cloud sehingga tidak memerlukan lisensi baru atau penambahan biaya yang diperlukan.

Apakah Anda perlu mengakses data akuntansi saat bepergian? Jika iya, maka singkirkan laptop Anda karena layanan software akuntansi berbasis cloud juga dapat diakses dari ponsel atau tablet Anda. Anda juga dapat memberikan aksesibilitas pada akuntan atau pemegang buku Anda, dan ini adalah  cara terbaik untuk memastikan bahwa setiap orang menggunakan data yang sama, ini benar benar jauh lebih mudah dibandingkan ketika Anda menggunakan Excel.

Salah satu software berbasis cloud yang sangat direkomendasikan untuk Anda gunakan adalah Odoo ERP. Jadi, apa itu Odoo ERP dan Mengapa Anda Harus Memilih Odoo ERP untuk digunakan dalam mengelola laporan bisnis Anda? Secara singkat, Odoo merupakan sebuah software aplikasi bisnis yang mencakup CRM (Customer Relationship Management) atau pengelolaan pelanggan, Project Management, Penjualan (Sales), Manufaktur, Warehouse, serta Manajemen Keuangan. Jika Anda masih bingung tetang apa dan cara mengaplikasikan Odoo ERP pada bisnis Anda, Anda dapat menghubungi perusahaan penyedia layanan jasa implementasi Odoo ERP untuk mempelajarinya lebih dalam.