Fitur-fitur Penting yang Ada di Software Manajemen untuk Restoran

Muhamad Amirullah

Software manajemen restoran dirancang dengan beberapa kemampuan dan fitur untuk membantu mengoperasikan dan mengelola bisnis restoran Anda. Software POS adalah sebuah sistem manajemen inti  restoran Anda dan dapat mencakup banyak fitur yang membuat pengelolaan bisnis restoran Anda lebih efisien. Jika Anda masih asing dengan software POS, berikut adalah penjelasannya.

Ada begitu banyak fitur dan manfaat yang perlu dipertimbangkan saat memilih sistem atau software manajemen restoran terbaik seperti memiliki fitur penyederhanaan pengambilan pesanan, kontrol inventaris, kualitas sistem pelaporan, manajemen tabel, ketepatan waktu karyawan, manajemen pelanggan, API yang dapat diintegrasi oleh pihak ke-3 , inisiatif pemasaran, dan banyak lagi. Jadi Anda harus memilih software manajemen atau POS yang tepat untuk bisnis restoran Anda.

Menjalankan sebuah bisnis restoran yang sukses merupakan sebuah tantangan untuk dilakukan, jadi Anda harus benar benar memilih software manajemen yang berkualitas yang dapat membantu Anda untuk mengelola restoran yang sedang Anda jalankan.

Sebuah restoran pastinya memiliki seorang atasan atau menejer yang mengelola tempat tersebut. Seorang manajer restoran dapat memiliki banyak tugas seperti administrasi, menjaga kualitas pegawai dan lain sebagainya.

Seorang manajer biasanya akan menjadi orang yang bertanggung jawab untuk memilih software manajemen apa yang diperlukan untuk menjalankan restoran dengan benar, dan hal yang sama berlaku saat mempelajari operasi dan mengendalikan sistem atau software tersebut.

Selain itu, sebagian besar tugas seorang manajer adalah mengatur waktu dan gaji karyawan mereka. Oleh karena itu seorang manajer harus benar-benar harus memiliki kebijakan untuk pengelolaan tip dan waktu yang tepat. Jika seorang karyawan datang kepada Anda untuk melakukan komplain ketika menerima gaji yang tidak sesuai, maka hal ini merupakan masalah yang harus segera diselesaikan.

Ada begitu banyak tantangan yang dihadapi setiap bisnis restoran, sehingga Anda dapat melihat bagaimana software manajemen restoran yang tepat pada akhirnya dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan Anda sebagai manajer atau juga pemilik bisnis. Sebagai pemilik atau manajer, Anda ingin memastikan bahwa Anda memiliki setiap alat yang Anda butuhkan untuk beroperasi pada tingkat tertinggi dan juga untuk menghindari terjadinya kesalahan.

Oleh karena itu, berikut adalah fitur fitur penting yang ada di software manajemen yang harus dimiliki sebelum Anda membelinya:

1. Sistem pelacakan penjualan dan pajak

Pada umumnya, sebuah restoran menangani tingginya jumlah transaksi kartu kredit dan tunai setiap harunya. Oleh karena itu, software manajemen restoran Anda harus dapat membuat pekerjaan Anda lebih mudah dengan melacak semua data penjualan bisnis hingga jumlah terkecil.

Dengan data penjualan ini, Anda dapat mengawasi semua barang yang Anda jual, yang mana dapat memberi Anda kemudahan untuk membuat keputusan yang cerdas untuk bisnis Anda. Misalnya, ini dapat memungkinkan Anda untuk menyesuaikan menu di restoran berdasarkan menu apa yang paling laris terjual, mengetahui waktu penjualan tersibuk Anda, dan menentukan siapa karyawan terbaik Anda. Yang terpenting, Anda akan mendapatkan data penjualan yang Anda butuhkan untuk menentukan keuntungan bisnis restoran Anda.

Software manajemen yang berkualitas pastinya harus memiliki sistem pembuatan data laporan penjualan dan pajak yang mudah untuk digunakan. Setiap penyedia layanan ini biasanya akan dapat menjelaskan fitur pelaporan penjualan yang ada di dalam sistem dan menjelaskan opsi yang tersedia untuk dapat diintegrasikan dengan program lain yang Anda gunakan.

2. Sisitem Pengaturan menu yang sederhana

Sistem pengaturan menu pada software manajemen restoran harus mudah untuk dikonfigurasi dan digunakan. Kedengarannya seperti hal yang sepele, tapi ini adalah pertimbangan yang penting. Ada begitu banyak sistem manajemen di pasaran yang dapat mempersulit Anda untuk update menu atau perubahan harga.

Terutama jika Anda membeli software manajemen POS dari perusahaan ternama dimana Anda diharuskan menghubungi bagian support untuk membuat perubahan menu. Selain itu, terkadang terminal atau server harus di-reboot agar perubahan menu sekecil apapun dapat dilakukan. Namun, dengan software manajemen yang berkualitas, Anda tidak perlu repot melakukan semua hal tersebut, Anda dapat melakukan perubahan menu dan harga dengan mudah.

Sebelum Anda memutuskan untuk membeli sebuah software manajemen dari sebuah perusahaan, mintalah mereka untuk menunjukkan betapa mudahnya melakukan penyesuaian terhadap pemrograman menu. Jika dibutuhkan waktu lebih dari 2 menit untuk menyesuaikan item menu atau membuat perubahan harga,  Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk mencari pilihan yang lain.

3. Sistem yang mudah dioperasikan

Software manajemen restoran Anda harus mudah digunakan oleh Anda dan juga staf Anda. Staf restoran Anda harus bisa mentransfer pesanan dengan cepat, membagi cek, mengganti tabel, mengubah jumlah barang, mengubah harga barang, mengelola tabel, mencatat reservasi, dan lain sebagainya.

Cara terbaik untuk mengetahui apakah sistem dari software manajemen restoran tersebut dapat digunakan dengan mudah adalah dengan meminta penyedia jasa tersebut untuk mempraktikkannya langsung kepada Anda. Jadi, pastikan untuk meluangkan waktu untuk memastikan sistem software manahemen tersebut mudah digunakan untuk Anda dan staf Anda.

4. Pengelolaan kartu kredit yang mudah

Jika Anda berencana menjadi sebuah bisnis restoran yang hanya menerima uang tunai saja sebagai sistem pembayarannya, Anda mungkin ingin berpikir ulang. Menurut beberapa hasil studi, untuk melakukan pembayaran di sebuah restoran, terdapat 68% responden memilih menggunakan kartu kredit atau debit, sementara hanya 18% responden yang memilih uang tunai. Jadi dengan tidak menerima kartu debit dan kartu kredit, Anda kakan ehilangan banyak kesempatan untuk meningkatkan pendapatan Anda.

Jadi, untuk saat ini, Anda tentu perlu menerima pembayaran kartu kredit, dan Anda ingin pemrosesan kartu kredit tersebut diintegrasikan ke dalam software manajemen restoran Anda dengan mudah.

Dikarenakan software manajemen harus memiliki standar PCI ketika Anda menerima dan mengelola pembayaran kartu kredit, Anda juga perlu menerima EMV (smart credit card) untuk melindungi data pelanggan Anda dan untuk melindungi bisnis Anda dari bebera hal yang tidak diinginkan. Jadi, Anda harus memastikan sistem POS atau software manajemen restoran Anda memiliki kedua hal tersebut.

5. Pengelolaan inventaris yang mudah

Pengelolaan inventari atau manajemen stok barang adalah fitur wajib yang harus dimiliki oleh sebuah software manajemen bisnis restoran manapun. Sebagian besar software manajemen restoran memiliki opsi untuk mengelola barang dari inventaris saat Anda ingin menjual produk tersebut.

Jadi misalnya, jika Anda menjual menu steak, maka software manajemen POS Anda harus dikonfigurasi untuk dapat menghitung dan mengelola steak dari persediaan Anda, sehingga satu menu makanan dapat dihitung bahan apa saja yang dibutuhkan dan akan dikurangi dari persediaan Anda.

Penting untuk mengetahui jumlah bahan makanan yang Anda miliki dan untuk menetapkan tingkat nominalnya, jadi Anda tahu kapan harus memesan lebih banyak produk dari vendor Anda. Persediaan diperlukan karena Anda ingin memahami margin keuntungan sepenuhnya dan itu dimulai dengan mengelola penggunaan dan biaya bahan makanan Anda.

Perlu dicatat juga bahwa tidak semua software manajemen restoran akan memiliki fitur ini yang terpasang dalam satu paket dan mungkin memerlukan integrasi dari pihak ke-3. Menambahkan integrasi pihak ke-3 dapat menambah biaya Anda. Jadi, Anda harus memastikan bahwa Anda mendapatkan apa yang Anda butuhkan untuk mengelola inventaris atau persediaan di restoran Anda.