Kegiatan absensi yang dulunya secara manual (menuliskan nama dan tanda tangan pada sebuah kertas), kini telah tergantikan dengan mesin karena zaman yang semakin maju. Mesin absensi telah menjadi sebuah barang wajib bagi setiap perusahaan karena memiliki peran yang cukup penting. Selain berguna untuk melacak kehadiran karyawan, ternyata salah satu fungsi yang sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan adalah mesin ini dapat membantu sistem penggajian, bonus dan juga penalty sesuai dengan performa kehadiran karyawan tersebut.

Seiring perkembangan zaman, mesin absensi juga memiliki banyak jenis dengan berbagai metode pencatatan kehadiran yang berbeda pula. Untuk mengetahui lebih dalam, berikut adalah jenis jenis mesin absensi yang mungkin dapat Anda aplikasikan di perusahaan Anda

1. Mesin Absensi Sidik Jari

Mesin absensi ini sesuai namanya menggunakan sidik jari untuk mendeteksi kehadiran karyawan. Mesin absensi ini sangat diminati oleh setiap perusahaan karena sangat mudah untuk digunakan, para kayawan cukup menempelkan jarinya pada sensor yang ada pada mesin ini, maka kehadiran tersebut akan tercatat secara otomatis.

Karena memiliki kemampuan untuk mengenali karakteristik sidik jari manusia yang unik, maka mesin absensi ini dapat bekerja dengan sempurna untuk pengelolaan kehadiran karyawan. Meningkatnya popularitas mesin absensi ini juga memberikan banyak manfaat bagi setiap perusahaan yang memilikinya. Salah satu kelebihan mesin absensi sidik jari adalah dapat membantu pihak HRD untuk pembuatan laporan berdasarkan data kehadiran para karyawan yang ada di mesin tersebut.

Dalam segi efiensi, mesin absensi sidik jari juga lebih hemat dan ramah lingkungan. Mesin ini membuat sebuah perusahaan dapat menghemat penggunaan kertas karena perusahaan tersebut tidak perlu lagi mencetak kartu absensi lagi karena karyawan cukup menggunakan sidik jari untuk aktivitas absensi.

Selain itu, para karyawan juga akan kesulitan untuk melakukan kecurangan ketika Anda menggunakan mesin ini. Hal ini karena teknologi mesin ini dirancang untuk secara khusus melacak kehadiran karyawan berdasarkan karakter individu yang tidak dapat diduplikasi. Keakuratan pencatatan ini dapat memaksimalkan produktivitas dan keuntungan perusahaan Anda disamping juga meminimalkan anggara perusahaan Anda.

Adanya mesin absensi sidik jari ini juga akan membuat karyawan menyadari manfaat dari peningkatan produktivitas dan akuntabilitas mereka. Dengan mempertimbangkan banyaknya manfaat mesin absensi ini, para pemilik perusahaan pastinya ingin memanfaatkan mesin absensi sidik jari untuk mencatat kehadiran para karyawan setiap harinya.

Teknik pembacaan sidik jari

  • Teknik optik

Teknik atau metode optik yang ada pada mesin absensi ini menggunakan cahaya untuk melakukan scan atau perekaman sidik jari. Pada bagian bawah tempat meletakkan ujung jari tersebut terdapat lampu atau pemancar cahaya yang akan merekam dan menyimpan gambar atau pola dari sidik jari tersebut.

  • Teknik ultrasonik

Teknik ini memanfaatkan elemen suara dengan frekuensi yang sangat tinggi untuk menembus lapisan kulit yang berguna untuk menyusun citra sidik jari. Dengan cara ini, tangan yang kotor tidak menjadi masalah. Demikian juga dengan permukaan scanner yang kotor tidak akan menghambat proses pembacaan ketika melakukan proses absensi.

  • Teknik thermal

Teknik pembacaan thermal memanfaatkan perbedaan suhu antara ridge (gundukan) dengan valley (lembah) tekstur sidik jari untuk mengetahui pola sidik jari. Para karyawan cukup meletakkan ujung jarinya ke bagian scan. Sistem pembacaan sidik jari ini banyak digunakan karena scan area yang dibutuhkan relatif lebih kecil.

  • Teknik kapasitans

Meskipun teknik ini membutuhkan waktu yang agak lama, akan tetapi teknik ini mempunyai pembacaan permukaan sidik jari yang sangat detail. Tehnik kapasitans memanfaatkan kapasitant untuk membentuk citra sidik jari. Proses scan tersebut mengharuskan permukaan ujung jari agar bersentuhan dengan permukaan scan yang berguna sebagai kapasitor.Hal ini karena tekstur sidik jari mempunyai ridge (gundukan) dan valley (lembah) pada maka kapasitas dari kapasitor masing-masing orang akan berbeda.

2. Mesin Absensi Biometrik

Teknologi biometrik digunakan untuk mengukur dan menganalisis karakteristik pribadi, baik itu secara fisik maupun perilaku. Karakteristik ini termasuk sidik jari, pola suara, ukuran tangan, imata dan lain-lain, semuanya digunakan untuk mengidentifikasi karakteristik manusia dan untuk memverifikasi identitas mereka masing-masing. Biometrik atau karakteristik ini terhubung erat dengan individu dan tidak dapat, dicuri, atau diretas dengan mudah. Dikarenakan beberapa faktor tersebut, maka diciptakanlah mesin absensi biometrik.

Mesin absensi biometrik yang ada untuk melacak setiap karyawan yang datang ke perusahaan Anda biasanya menggunakan sistem pengenalan jari dan wajah untuk memverifikasi identitas mereka dan merekam waktu masuk dan pulang kerja mereka.

Mesin absensi tipe ini memiliki banyak keunggulan dibandingkan proses pencatatan absensi manual yang masih menggunakan kertas. Ketika sebuah perusahaan masih menggunakan pencatatan absensi secara manual, biasanya perusahaan semacam ini masih menyimpan buku catatan di mana para karyawan memasukkan nama, jam masuk dan pulang, serta rincian lain yang diperlukan. Akan tetapi, terdapat beberapa masalah dengan sistem manual ini seperti mudah untuk dimanipulasi, memakan waktu yang lama, tidak dapat diandalkan dan yang paling penting kurang aman. Selain itu, ketika pemilik bisnis ingin menggunakan mesin absensi biometrik untuk perusahaannya, maka mesin ini dapat mempermudah sistem penggajian. Singkatnya, mesin absensi biometrik dapat membantu Anda untuk lebih fokus pada bisnis inti Anda dengan memberikan cara yang lebih efisien.

3. Aplikasi Absensi Berbasis Web

Aplikasi absensi berbasis web pada saat ini sedang naik daun. Hal ini tidak mengejutkan karena aplikasi ini berbasis android dan IOS, maka proses absensi akan jauh lebih mudah dan efisien. Selain itu, salah satu faktor lainnya yang membuat aplikasi ini sangat diminati oleh perusahaan besar karena setiap kali karyawan melakukan kegiatan absensi, maka mereka harus berada di lokasi yang telah ditentukan pada GPS. Faktor selanjutnya adalah karena karyawan dapat mengirimkan selfie atau mengirim foto dengan ketentuan yang sudah ditentukan yang bertujuan untuk mengurangi terjadinya kecurangan absensi. Untuk itu, aplikasi absensi berbasi web ini sangat cocok untuk para karyawan lapangan, karena perusahaan akan tau secara langsung kemana jika mereka benar-benar bekerja sesuai dengan peraturan perusahaan.

4. Mesin Absensi Magnetic Card

Secara singkat, mesin ini adalah kombinasi antara mesin absensi digital dan juga mesin absensi kartu manual. Mesin absensi magnetic card ternyata telah dipergunakan sejak lama. Aktivitas absensi dengan menggunakan mesin ini cukup mudah, para karyawan hanya cukup menggesekkan kartu mereka (seperti menggesekkan kartu kredit) pada bagian slot mesin absensi tersebut. Ini menunjukkan jika pemakaian mesin absensi ini lebih sederhana karena para karyawan hanya perlu menggesekkan kartu atau ID Card mereka.

Namun, karena penggunaan mesin absensi ini hampir sama dengan mesin absensi kartu manual, maka kecurangan masih sering dapat dijumpai, seperti contohnya, para karyawan masih dapat menitipkan kartu mereka kepada teman kerja lainnya untuk mendata kehadirannya ketika datang terlambat atau bahkan membolos.

5. Mesin Absensi Digital

Mesin absensi digital merupakan sebuah hasil perkembangan teknologi yang semakin canggih setiap harinya. Dari segi pengoperasian, mesin absensi jenis ini lebih efisien. Dilengkapi dengan beberapa fitur seperti tombol untuk memasukkan data pribadi atau kata sandi serta layar digital membuat mesin ini mudah untuk digunakan. Akan tetapi, tanpa adanya fitur biometric, mesin ini sangat rentan untuk disalahgunakan, seperti contohnya, seorang karyawan dapat memberikan password mereka pada temannya untuk menitipkan absensi ketika telat berangkat ke kantor untuk menghindari hukuman. 

6. Mesin Absensi Kartu Manual

Mesin absensi kartu manual merupakan tipe mesin yang pertama kali yang digunakan di setiap perusahaan sejak kurang lebih dua abad silam. Pada umunya, mesin ini juga biasa di sebut dengan mesin “cek lok” oleh banyak orang.

Mesin absensi kartu manual memiliki ciri yang mudah untuk diidentifikasi, yaitu terdapat lubang pada bagian atas yang bertujuan untuk memasukkan kartu absen yang dimiliki oleh para karyawan serta terdapat jam analog yang menunjukkan waktu ketika karyawan melakukan aktivitas absensi. Untuk menggunakannya,  para karyawan cukup memasukkan kartu tersebut pada lubang yang ada pada bagian atas mesin absensi ketika mereka hendak masuk atau pulang kerja. Ketika mereka memasukkan kartunya masing-masing, maka waktu akan tercatat secara otomatis di kartu tersebut. Pihak HRD akan mengatahui dengan mudah jika karyawan tersebut telat datang ke kantor ketika terdapat tinta merah yang tercetak di kartu mereka.

Mesin absensi kartu manual sangat cocok untuk bisnis atau usaha skala kecil menengah karena harganya yang terjangkau. Akan tetapi, dari segi keamanan, mesin ini sangat mudah untuk dicurangi oleh karyawan dengan cara meminta teman mereka untuk melakukan absensi ketika karyawan tersebut terlambat

Itulah beberapa jenis mesin absensi yang saat ini ada di pasaran. Setelah mengetahui hal tersebut, pastinya Anda telah menemukan jenis mesin absensi yang cocok untuk diaplikasikan pada perusahaan Anda. Jika Anda masih ragu atau kebingungan tentang panduan memilih absensi, Anda dapat mendownloadnya disini.