Software akuntansi berbasis cloud memiliki kemiripan dengan software pada desktop tradisional, perbedaannya adalah software akuntansi berbasis cloud menggunakan penyimpanan pada server jarak jauh. Oleh karena itu, inilah mengapa software berbasis cloud lebih baik dari pada software berbasis desktop untuk bisnis Anda. Data Anda dikirim ke “cloud” yang mana data tersebut akan diolah dan disimpan. Selain itu, pengguna software akuntansi berbasis cloud akan memiliki akses ke data secara real-time dari manapun dengan koneksi Internet, dan dari perangkat apa pun, termasuk laptop, smartphone, dan tablet. Tak hanya itu, para karyawan juga akan memiliki visibilitas yang lebih besar dalam sebuah organisasi dan dapat berkolaborasi dengan para klien lebih efektif. Dan bagi pemilik bisnis, Anda akan merasa tenang karena pemeliharaan rutin dan pembaruan perangkat lunak telah sepenuhnya dikelola oleh penyedia jasa SaaS (Software as a Service).
Pada umumnya, penggunaan software akuntansi berbasis cloud menggunakan sistem subscription, dan pelanggan dapat memilih untuk melakukan perencanaan bulanan atau tahunan mereka untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang sedang dijalankan. Model penetapan harga ini mirip dengan penyedia SaaS popule yang lan seperti Netflix, Google Apps, dan Dropbox. Selain itu, Anda juga tidak perlu melakukan sebuah kontrak yang mengikat pada suatu perusahaan penyedia layanan cloud.
Manfaat menggunakan software akuntansi berbasis cloud untuk bisnis
Untuk Anda yang baru saja memulai sebuah bisnis, menggunakan software berbasis cloud merupakan sebuah pilihan awal yang tepat. Sedangkan untuk pemilik bisnis yang sudah mapan, bagaimanapun, Anda perlu merencanakan ke depan untuk melakukan migrasi untuk memastikan bahwa data penting bisnis Anda tetap terjaga dan semuanya berjalan dengan lancar. Untungnya, perusahaan penyedia software akuntansi berbasis cloud seperti QuickBooks Online memungkinkanAnda untuk melakukan transisi tanpa batas dari software berbasis desktop tradisional yang lebih tua. Banyak pemilik bisnis yang bermigrasi ke teknologi berbasis cloud menyatakan jika mereka dapat melakukan penghematan biaya dan efisiensi yang lebih besar dalam operasi sehari-hari.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa bisnis Anda memerlukan software akuntansi yang dapat memudahkan Anda:
1. Keamanan data yang terjamin
Software akuntansi berbasis cloud dapat memberikan metode penyimpanan informasi keuangan yang lebih aman daripada yang berbasis desktop. Data secara rutin didukung ke server di beberapa lokasi oleh penyedia SaaS, dan tidak ada hard drive fisik atau komputer yang berisi data sensitif yang dapat dicuri. Karena keamanan informasi merupakan hal yang sangat penting dalam bisnis apapun, jika terjadi kebakaran dan bencana alam maka Anda tidak perlu khawatir untuk kehilangan data.
2. Sinkronisasi data
Software akuntansi berbasis cloud dapat menyinkronkan rekening bank Anda secara otomatis sehingga Anda tidak perlu mengimpor transaksi atau memverifikasi pengeluaran secara manual. Jika 84 persen bisnis yang menggunakan software berbasis cloud dapat memangkas biaya penerapannya , maka ini adalah indikator yang bagus bahwa dengan penerapan akuntansi online, Anda tidak perlu lagi repot untuk melakukan hal tersebut secara manual dan Anda dapat melakukan perkerjaan lain yang lebih penting.
3. Dapat diakses oleh beberapa user secara bersamaan
Begitu Anda mencapai titik di mana bisnis Anda ingin melakukan kolaborasi untuk menyelesaikan tugas tertentu, dengan menggunakan software akuntansi berbasis cloud, maka melakukan kolaborasi dengan klien atau karyawan Anda dengan lebih mudah. Dengan adanya fitur multiuser, Anda dapat memberi akses kepada klien atau karyawan Anda tentang data keuangan dan proses pembukuan Anda, yang dapat mereka akses dari jarak jauh. Ini akan memperlancar alur kerja, dan memungkinkan Anda bertanya kepada penasihat atau pertanyaan akuntan Anda secara langsung, semuanya berdasarkan pada versi dokumen yang paling mutakhir. Fitur multiuser membuat komunikasi dapat berjalan secara cepat dan menghemat waktu.
4. Data yang akurat
Software ini mampu memberikan akurasi dengan menyederhanakan proses pengimporan data dan menghilangkan kesalahan pemasukan ganda atau terjadinya human-error lainnya yang mungkin terjadi. Dengan memiliki kontrol bawaan yang secara otomatis dapat mengidentifikasi entri duplikat, dan mencegah kesalahan lainnya, inilah mengapa software akuntansi berbasis cloud sangat wajib dimiliki oleh bisnis Anda.
5. Mencegah akses dari orang tak dikenal
Sama seperti ketika Anda tidak ingin orang asing mengakses gambar atau dokumen Google Anda, pengguna yang tidak dikenal akan sulit untuk mengakses data penting yang telah disimpan di cloud. Ijin masuk untuk software akuntansi berbasis cloud hanya dapat diakses oleh orang yang telah ditunjuk untuk melihat dan mengakses informasi keuangan Anda sehingga data bisnis Anda akan benar-benar terlindungi secara maksimal.
6. Waktu downtime yang minimal
Seperti software online atau desktop lainnya, pembaruan keamanan berkala dan pembaruan software sangat penting untuk menjaga agar program tetap berjalan dengan lancar. Software akuntansi berbasis cloud juga tidak berbeda dengan yang lain. Namun, waktu downtime pada umumnya tidak lama dan Anda juga akan diberi pemberitahuan jika akan terjadi downtime dan juga updgrade.