Cara Memilih Software ERP yang Tepat untuk Bisnis Anda

Muhamad Amirullah

Dengan semakin majunya perkembangan teknologi, maka banyak pula pilihan software ERP yang ada di pasaran, namun, memilih software ERP yang tepat untuk bisnis Anda dapat menjadi tugas yang luar biasa. Sementara banyak perusahaan merasa bahwa software apa pun akan dapat digunakan dan bisnis mereka hanya akan menyesuaikan dengan fungsi software tersebut, tetapi hal ini bukanlah sebuah pilihan yang baik untuk bisnis Anda. Selanjutnya, karena ERP harus menjadi prakarsa bisnis transformasional yang memberikan keunggulan kompetitif utama bagi perusahaan Anda, keputusan tersebut tidak boleh dianggap enteng atau dibuat dengan informasi yang tidak lengkap.

Jadi apa yang harus dilakukan untuk menemukan software ERP yang bagi bisnis Anda? Berikut adalah beberapa cara memilih software ERP yang tepat untuk bisnis Anda:

1. Melakukan analisa produk

Karena ERP merupakan software yang bisa dibilang sangat penting dalam pengelolaan sebuah bisnis, Anda harus terlebih dahulu menentukan dan mendokumentasikan proses bisnis Anda saat ini,seperti  poin-poin kekurangan, dan kekuatan dari bisnis yang sedang dijalankan. Analisis ini juga harus menyertakan proses seperti apa yang akan terjadi pada masa depan bisnis Anda di masa depan dan persyaratan bisnis yang lain. Proses dan persyaratan ini akhirnya harus dapat digunakan oleh penyedia jasa ERP yang potensial untuk menunjukkan kemampuan produk mereka dalam konteks kebutuhan bisnis Anda.

2. Evaluasi kecocokan teknis

Meskipun ERP adalah sebuah software bisnis daripada inisiatif teknologi, penting juga untuk memahami bagaimana solusi software  potensial tersebut akan sejajar dengan infrastruktur bisnis Anda saat ini. Misalnya, jika Anda menggunakan Odoo ERP, Anda cenderung menemukan kecocokan teknis yang lebih baik dengan produk atau software ERP yang dibangun di atas platform open source lainnya.

3. Memahami total biaya kepemilikan

Selama siklus penjualan, jasa penjualan software ERP tertarik untuk mengecilkan biaya dan risiko yang terkait dengan pembelian software mereka. Namun, jauh lebih mudah untuk menerima biaya potensial di awal proses daripada setelah Anda sudah berkomitmen untuk memilih solusi tertentu. Pastikan untuk melihat “biaya tersembunyi” yang terkait dengan ERP, termasuk biaya penerapan, peningkatan hardware, penimbunan kembali sumber daya tim proyek Anda, pemeliharaan software, dll.

4. Mengembangkan rencana implementasi yang realistis

Saat Anda masih dalam siklus penjualan, Anda harus mempertimbangkan perkiraan durasi penerapan vendor secara mendalam. Sangat penting untuk mengembangkan rencana proyek komprehensif yang mencakup tidak hanya kegiatan yang diperlukan untuk menginstall software tersebut, tetapi juga beberapa hal yang diperlukan untuk memastikan bahwa solusi tersebut sepenuhnya berfungsi, diuji, dan diterima oleh pengguna akhir. Rencana ini harus dikembangkan sebelum memilih software ERP yang akan diterapkan sehingga Anda sepenuhnya memahami komitmen biaya dan sumber daya yang diperlukan untuk membuat proyek tersebut sukses. Rencana proyek implementasi Anda harus mencakup semuanya mulai dari proses bisnis dan desain alur kerja hingga migrasi data, percontohan ruang konferensi, beberapa pengujian berulang, dan kegiatan manajemen perubahan organisasi utama.

5. Melihat potensi dari software ERP

Jika Anda tidak mempelajarinya secara mendalam, Anda mungkin tidak akan mendapatkan potensi maksimal dari software ERP tersebut. Proyek ERP tidak berbeda. Kemungkinannya adalah bisnis Anda melihat ERP sebagai cara untuk mengurangi biaya, meningkatkan pendapatan, atau skala untuk pertumbuhan bisnis, dan Anda harus memperkirakan serta mengukur manfaat terhadap metrik ini jika Anda telah menyadari potensi penuh dari software ERP tersebut.

6. Tidak terpaku pada satu jasa penydia software saja

Meskipun ini mungkin terdengar seperti sebuah saran yang biasa Anda dengan dimana saja, hal ini juga relevan untuk memilih sebuah paket ERP. Berlawanan dengan kepercayaan umum, ada lebih dari dua hingga tiga jasa penyedia software ERP utama. Meskipun dua hingga tiga jasa penyedia softwar tersebut merupakan mayoritas yang telah mendominasi pasar, ada setidaknya 70 solusi software ERP yang layak di pasaran, semua dengan berbagai tingkat fungsionalitas dan kekuatan. Terlalu banyak perusahaan memilih jasa penyedia software ERP berdasarkan nama merek atau berdasarkan apa yang dilakukan pesaing. Sebaliknyasebuah bisnis perlu mempertimbangkan opsi yang akan memenuhi kebutuhan mereka untuk mengungguli bisnis pesaing yang lain.

7. Carilah saran yang obyektif dan independen

Tanyakan rekan kerja atau karyawan Anda tentang apa yang mereka gunakan atau rekomendasikan untuk perusahaan seperti milik Anda. Melakukan penelitian di internet atau menyewa konsultan ERP jika diperlukan. Bagaimanapun, jangan anggap Anda memiliki semua jawaban jika Anda tidak memiliki pengalaman dengan ERP. Temukan sumber lain yang  independen untuk memvalidasi apa yang Anda dengar dari jasa penyedia software ERP yang Anda pilih.

Dengan mengikuti tujuh langkah ini, Anda akan jauh lebih mungkin menjadi salah satu pemilik bisnis yang sukses dengan memanfaatkan software ERP untuk diterapkan dalam setiap kegiatan bisnis Anda. Apakah Anda tertarik untuk menerapkan software ERP pada bisnis yang sedang Anda jalankan sekarang? Kami menyediakan jasa implementasi odoo ERP dengan staff professional yang siap melayani Anda. Jika Anda tertarik, Anda dapat mengunjungi website kami disini.