8 Tips Memilih Software Akuntansi

Kun Hery


Jika anda memiliki sebuah bisnis baik besar maupun kecil, dalam perusahaan anda  memungkinkan memerlukan sebuah perangkat lunak akuntansi yang digunakan untuk mencatat pendapatan dan pengeluaran. Saat ini banyak sekali produk software akuntansi yang tersedia di pasaran, namun belum tentu sesuai dengan kriteria pada bisnis yang anda jalani.

Dengan adanya software akuntansi, perusahaan anda akan lebih mudah dalam menunjang kemajuan dengan melihat laporan neraca, laporan keuangan dan sebagainya secara terperinci. Ada 8 tips memilih sofware akuntansi yang dapat dijadikan referensi bagi anda, diantaranya :

Online Atau Offline

Pertanyaan pertama adalah “apakah anda membutuhkan sebuah perangkat lunak berbasis online atau offline”?

Dalam hal ini, keduanya memiliki fungsi yang sama namun perangkat lunak berbasis online memiliki kelebihan akses yang mudah kapan saja dan dimana saja melalui media internet. Sebaliknya konsep berbasis offline juga terkadang dibutuhkan oleh perusahaan tertentu seperti toko retail membutuhkan berbasis offline dikarenakan tidak adanya koneksi yang selalu terhubung ke internet.

Keuntungan Perangkat Lunak Berbasis Online Cloud Accounting :

  • Tidak memerlukan perangkat keras komputer yang di pasang, karena software akuntansi menggunakan remote server hosting dan pengguna hanya perlu menginputkan data data ke “awan” atau “could”. Semua data akan diproses melalui online dan pengaksesan dapat dilakukan melalui gadget atau komputer. Pemilik perusahaan tidak perlu memikirkan kembali, bila ada percabangan departemen karena sistemnya dapat diakses secara bersama dan real time di berbagai cabang kantor anda.

  • Penyedia jasa perangkat lunak memberikan pelayanan pemeliharan sistem anda.

  • Data mudah disinkronkan dari berbagai cabang kantor.

  • Dapat berintegrasi dengan aplikasi berbasis could lainnya.

  • Laporan keuangan secara real time dan update

Sedangkan untuk perangkat lunak berbasis offline, anda diharuskan untuk hadir ke perusahaan anda untuk menginputkan data melalui komputer. Data laporan tidak dapat dipantau secara berkala sehingga sangat disarankan sekali untuk beralih ke sistem akuntansi online. Anda juga dapat berkonsultasi kepada penyedia jasa software akuntansi berbasis cloud agar lebih mudah menentukan software akuntansi yang tepat.

Keamanan Data

Lewati point ini bila anda mengambil sofware berbasis offline. Keamanan data adalah aspek yang paling penting dalam sebuah software akuntansi, tanyakan kepada perusahaan penyedia jasa software akuntansi mengenai bagaimana mereke menyimpan datanya, dan tanyakan juga bagaimana langkah mereka dalam melindungi data anda.

Fitur

Buatlah daftar fitur penting yang anda perlukan dalam perangkat lunak akuntansi, berikut ini beberapa rekomendasi fitur akuntansi yang baik :

  • Menampilkan dan membuat faktur

  • Melacak pengeluaran berdasarkan kategori

  • Mengelola persediaan, pergerakan stok ke luar dan kerugian

  • Membuat pesanan pembelian (PO) dan catat pembelian inventaris

  • Mengelola dan membuat pajak

  • Merekam jurnal voucher

  • Mengelola daftar pelanggan dan vendor

  • Dapat melihat hutang dan piutang

  • Melihat neraca, laporan, untung, rugi dan neraca saldo

  • Dapat menambahkan anggota tim

Akan Lebih Baik Bila Memiliki Fitur :

  • Dukungan untuk transaksi multi mata uang

  • Mengelola dan memproses penggajian karyawan

  • Mengkategorikan transaksi berdasarkan proyek

  • Mengontrol akses untuk setiap anggota

  • Siap diintegrasikan dengan sistem ERP

Antarmuka Pengguna Dan Kompleksitas

Sebagian besar pemilik bisnis tidak memiliki latar belakang akuntansi, bila anda memiliki seorang akuntan yang akan didedikasikan sebagai pengguna aplikasi sebaiknya gunakan aplikasi yang memiliki user interface yang sesederhana dan seefisien mungkin, dengan tujuan agar pengguna merasa mudah menggunakan aplikasi tersebut.

Jika setiap fitur pada perangkat lunak memiliki informasi yang mudah dipahami, perusahaan akan lebih mudah menghindarkan biaya pelatihan dan mengurangi kurva pembelajaran. Dengan demikian seorang yang bukan akuntan dapat lebih mudah memahami proses dan maksud dari informasi perangkat lunak.

Skalabilitas

Banyak pembisnis membuat kesalahan dalam memilih sebuah aplikasi akuntan, ketika bisnis anda sudah mulai berkembang, maka perangkat lunak yang anda pakai mengalami kegagalan karena tidak bisa mengatasi kemajuan input data yang sesuai dengan kriteria perusahaan anda dan pada akhirnya, anda harus harus memigrasikan ke sistem perangkat lunak lain dan untuk memigrasikan data ke perangkat lunak baru tidak semudah yang dibayangkan.

Jadi, pilihlah perangkat lunak akuntansi yang memiliki skala dengan kebutuhan bisnis anda sekarang dan hingga kedepan. Beberapa perangkat lunak juga menawarkan versi kaya fitur yang mungkin tidak anda perlukan sekarang namun akan dibutuhkan di masa depan.

Back Up Data Yang Mudah

Jika anda memilih sebuah perangkat lunak, sebaiknya pilih aplikasi yang memiliki fasilitas ekspor dan impor data berupa excel. Hal ini berguna bagi perusahaan anda untuk menyelamatkan data  pada situasi aplikasi akuntan yang anda pakai mengalami banyak bug.

File ekspor dalam bentuk excel juga dapat memudahkan pembacaan data sementara sebelum aplikasi anda selesai di maintenance. File back up dalam bentuk excel memiliki kelebihan lebih support pada sebagian besar perangkat lunak lain.

Biaya Yang Tersembunyi

Beberapa perangkat lunak juga terkadang memiliki dukungan update software, dan kemudian anda dipaksa untuk membeli sebuah fitur tambahan dengan membayar biaya pemeliharaan. Jadi, periksa apakah ada biaya yang tersembunyi terkait dengan perangkat lunak yang anda beli.

Cara terbaik adalah dengan berkonsultasi langsung kepada jasa penyedia software akuntansi atau dengan membaca situs web penyedia perangkat lunak dengan detail.

Dukungan Customer Support

Point ini adalah hal yang paling penting namun sering kali diabaikan oleh para pebisnis. Tidak peduli seberapa bagus dan mudahnya perangkat lunak yang anda pakai karena bila anda tidak memiliki dukungan customer support yang dapat diajak bicara maka seluruh investasi bisnis anda akan sia sia bila terjebak dalam suatu masalah dalam aplikasi akuntan anda.

Kurangnya dukungan menjadi salah satu alasan perangkat lunak memiliki harga yang rendah, karena di dalamnya tidak termasuk komplain maupun solusi penawaran ke depan untuk perusahaan bisnis anda.

Tips sederhana yang dapat anda gunakan adalah hubungi nomor jasa penyedia software akuntansi dan lihat bagaimana mereka merespon serta kualitas tanggapannya.

8 Tips ini dapat anda jadikan sebagai refrensi untuk menemukan aplikasi akuntansi perusahaan anda. Bila anda ingin berkonsultasi seputar produk akuntansi bisa berkunjung ke halaman software akuntansi berbasis cloud.